Tablas en MS WORD

Las tablas son, en cualquier editor de texto, una herramienta fundamental, no sólo para colocar datos colocados en filas y columnas (con aspecto de tabla), sino también para maquetar o dar formato a un texto complicado.

Vamos a ver cómo realizar un documento con tabla sencillo, tal como se muestra en la figura:

En primer lugar, escribimos lo que está fuera de la tabla, los títulos, "La Imagen del EURO" y "Los Billetes".

Después, contamos el número de columnas, tres en este caso, no es necesario contar el número de filas, ya que las iremos generando según nos vayan haciendo falta.

Insertamos una tabla de tres columnas y dos filas, desde Insertar > Tabla > Tabla de 3x2.




Escribimos el texto de la primera celda (VALOR NOMINAL (euros)) y pulsamos tabulador, para colocar el cursor en la celda siguiente, donde escribiremos TAMAÑO.

Volvemos a pulsar tabulador para colocarnos en la celda de la derecha y escribimos BILLETES. Si volvemos a pulsar tabulador, el cursor se coloca en la primera celda de la fila siguiente, para escribir EURO 5:. Seguimos así hasta llegar a la celda donde irá la imagen del billete de 5 euros.

Añadimos la imagen desde Insertar > Imagen > Desde Archivo, y fijamos el Ajustar Texto a En línea con el texto.

Ahora tendríamos que ir la primera celda de la siguiente fila, para escribir, EURO 10:... pero no tenemos más filas. No ocurre nada, pulsando el tabulador en la última celda de la tabla se genera una nueva fila vacía.

Seguiremos así hasta rellenar la tabla entera. Si por algún motivo queremos retroceder de celda, pulsaremos [Shift] + [Tab], en lugar de sólo [Tab].

Fijémonos que aún no hemos dado ningún tipo de formato, sólo hemos rellenado la tabla, obteniendo:

Para darle formato, lo primero que haremos será dimensionar las imágenes de los billetes, para ello, las vamos seleccionando una a una y en la barra de Herramientas de Imagen > Formato > Tamaño, fijamos la anchura a 2 cm, y la altura se fija proporcionalmente.


El siguiente paso es centrar tanto vertical como horizontalmente todo el contenido de la tabla. Para ello, la seleccionamos haciendo click en el cuadradito de la esquina superior izquierda:




Una vez seleccionada, desde el menú herramientas de tabla, elegimos la opción de alineado deseada.


Sólo nos queda sombrear las celdas de la primera fila, del encabezado. Seleccionamos la fila, haciendo click en el margen izquierdo. Fijamos el color de fondo desde Herramientas de tabla > Sombreado.

Seleccionando texto en Word

La forma más común de trabajar con MS Word es, primero escribir el texto, y luego darle el formato deseado. Podría darse el formato según se va escribiendo, pero suele ser más cómodo, para un usuario con cierta experiencia, aplicar el formato, añadir imágenes, etc. una vez que el texto esté escrito.

Tampoco es necesario que el texto esté escrito en su totalidad. En esto, como en todo, cada maestrillo tiene su librillo, y hay quien prefiere escribir unos pocos párrafos, maquetarlos, volver a escribir unos párrafos, volver a maquetarlos, etc. También hay quien trabaja por páginas, por capítulos, etc.

En cualquier caso, trabajes como trabajes, existe un paso intermedio entre escribir el texto y aplicar el formato. Este paso es seleccionar el texto. Es decir, para poder aplicar un formato, hay que especificar a quién quiero darle ese formato, para ello, hemos de seleccionarlo.

La forma más intuitiva de seleccionar un texto, es con el ratón: pinchamos al principio del trozo de texto que queremos seleccionar y, sin soltar, movemos el ratón hasta el punto donde acaba el trozo a seleccionar. En ese punto soltamos.

Es la forma más intuitiva, pero no es ni la más sencilla, ni mucho menos, la más eficiente.

Para seleccionar un texto con soltura hay que saberse unas pocas reglas que nos facilitarán mucho la tarea de trabajar con MS Word:

• Para seleccionar una palabra, haremos doble click sobre la misma.


• Para seleccionar un párrafo, haremos triple click en cualquier punto del mismo o bien doble click en su margen izquierdo.


• Para seleccionar un línea entera de un párrafo hacemos click en su margen izquierdo. Si queremos seleccionar varias líneas, pinchamos en el margen de la primera de ellas y, sin soltar, bajamos con el ratón.


• Para cualquier selección, se corresponda o no, con los puntos anteriores haremos lo siguiente: ponemos el cursor en el punto inicial, pulsamos la tecla mayúsculas [Shift] y, sin soltarla, pinchamos en el ratón en el punto final de la selección.

También es posible hacer una selección múltiple, es decir, hacer selecciones de partes del texto no contiguas. Para ello, simplemente dejaremos pulsada la tecla [Ctrl] entre cada una de las selecciones.

Tipos de ajuste de texto e imágenes

Cuando insertamos una imagen en un texto, hemos de colocarla en la mejor posición, la posición que más nos guste, respecto al texto.

Podemos elegir que la imagen se comporte como si fuese una letra (en línea con el texto), podemos hacer que el texto rodee a la imagen siguiendo el contorno de un rectángulo que los circunscriba (diseño cuadrado), podemos ajustar el texto a la forma irregular de la imagen (diseños estrecho y transparente) y podemos hacer que parte del texto quede arriba y parte abajo (diseño arriba y abajo).

La mayoría de las imágenes insertadas desde archivo son de forma rectangular por lo que el diseño estrecho apenas es usado, sin embargo, usando Autoformas, WordArt o Imágenes prediseñadas sí es frecuente encontrarso ese tipo de ajuste de texto.

He visto este vídeo tutorial que explica el tema:

Trabajando con plantillas

MS Word incorpora una serie de documentos maestros, denominados plantillas que nos permiten la creación de documentos complejos sin tener que diseñarlos desde cero obteniendo un considerable ahorro de tiempo.

Así, disponemos de plantillas para cartas, faxes, folletos, invitaciones, etc. Hay casi cualquier documento que se pueda uno imaginar.
Accedemos a las plantillas desde el menú Archivo, opción Nuevo. En el centro de la ventana encontramos una gran cantidad de iconos con la categoría de la plantilla en cuestión.

Las plantillas están clasificadas por carpetas dentro de cada categoría.

Así, por ejemplo, si queremos elaborar una invitación, haremos doble clic sobre el icono representativo y nos encontramos cuatro nuevas carpetas correspondientes a otras tantas subcategorías: Boda, Empresa, Evento y Fiesta. Hacemos doble click en la categoría deseada, por ejemplo, empresa y ahí elegimos ya la plantilla deseada.

Podemos navegar dentro de esa estructura de carpetas de modo muy similar a como se hace en cualquier sistema Windows, utilizando la barra de navegación:

También dispone de un buscador que nos permitirá seleccionar la plantilla que más se adapte a nuestras necesidades. Una vez seleccionada la plantilla que queremos, hacemos doble click en su icono, y se nos abre un documento nuevo, que en lugar de tener una hoja en blanco tiene ya establecido en formato del documento.

Éste puede estar dividido en distintas secciones, cuadros de texto, encabezados y pie de página, etc. Simplemente nos queda ya, sustituir el texto que viene de ejemplo por el propio de nuestro documento.

Algunos ejemplos de plantillas:

Guardar, cerrar y abrir

Una vez tenemos un texto escrito de un documento, es necesario guardarlo para no perder el trabajo realizado y poder seguir trabajando con él en cualquier otro momento.

Con el ratón hacemos click en el menú Archivo y las dos primeras opciones que encontramos son Guardar y Guarda como.... Si el documento aún no tiene nombre, esto es, es la primera vez que se archiva, ambas funciones son equivalentes: nos aparecerá una cuadro de diálogo que nos permitirá elegir la carpeta donde queremos almacenar el archivo y el nombre que queremos asignarlo.

La diferencia viene cuando el documento ya tiene nombre, por haber sido archivado anteriormente. Si vamos a la opción guardar, se guardará automáticamente en la unidad de almacenamiento reemplazando la versión anterior. Por el contrario, la opción Guardar Como... nos permitirá almacenar con distinto nombre y en otra ubicación una nueva copia del mismo documento.

Una vez guardado el documento, podemos salir del mismo sin necesidad de abandonar la aplicación MS Word, para ello haremos Archivo -> Cerrar. El programa detecta si hemos modificado el documento después de la última vez que usamos la opción Guardar. Si esto es así, nos preguntará si queremos salir del documento sin guardar los cambios, si no queremos salir o si queremos guardarlos antes de salir.

Para recuperar un documento guardado, lo haremos desde la opción Archivo -> Abrir, que nos abrirá una ventana muy similar a la de la opción Guardar, que nos permitirá movernos por las distintas carpetas de las unidades de almacenamiento de nuestro equipo para seleccionar el archivo que queremos recuperar.

Por último para comenzar un nuevo documento. Usaremos la opción Nuevo, del menú Archivo, que nos dará la posibilidad de elegir también entre distintas plantillas de documento.

Insertar imágenes en Word: videotutorial

En la entrada de hoy os traigo un videotutorial de youtube en el que se explica como se insertan imágenes en MS Word. He decidido subir éste entre todos los que hay porque habla de la versión 2010, todavía en fase beta, y conviene estar siempre lo más actualizado posible.

La mecánica de inserción de imágenes realmente no difiere mucho de unas versiones de Word a otras, al menos, las que vemos en este tutorial como son las imágenes desde archivo.

La ventana de MS Word 2010

Al arrancar word por primera vez, antes de comenzar a trabajar con él, antes de escribir textos y editarlos, antes de insertar imágenes, antes que nada tendremos que familiarizarnos con lo que será a partir de ahora nuestro entorno de trabajo.

En la parte superior de la ventana, como en cualquier otra aplicación de Windows, nos encontramos con la barra de títulos.

En la parte derecha de esta barra tenemos la barra de acceso rápido: con el icono de Word, los botones guardar, deshacer y rehacer, y un desplegable por si queremos personalizarla.

En el centro de la barra de títulos tenemos el título del documento (o la palabra documento seguida de un número si aún no le hemos asignado nombre) un guión y el nombre de Microsoft Word. En nuestro caso con el MS Word recién abierto podremos leer algo como esto: “Documento 1 – Microsoft Word”.

A la izquierda, la barra de títulos, dispone de sus botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

Justo debajo nos encontramos con la banda de menús con las siguientes opciones: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de Página, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista.

Diseñada a modo de solapas, la primera opción Archivo, se encuentra resaltada con fondo azul. Al seleccionar cada opción veremos debajo las opciones más usuales accesibles agrupadas por categorías. Algunas categorías poseen un botoncito para desplegar un menú acceder a más opciones.

En el lateral derecho de la ventana tenemos la barra de desplazamiento, para poder movernos por el documento. En esta misma barra, en la parte superior existe un botón que nos permite activar y desactivar la regla (que aparecerá en los márgenes superior e izquierdo).También tenemos unos botones, esta vez en la parte inferior de la barra de desplazamiento, que nos permiten movernos página a página por el documento e incluso, a través de un menú posicionarnos en un objeto concreto.

En la parte inferior de la ventana vemos la barra de estados, que nos mostrará la página en la que estamos, el total de páginas y palabras del documento, el idioma del teclado, el zoom (que nos permitirá ampliar o reducir la vista del documento) y los tipos de vista del documento.

Entre todo lo que acabamos de hablar hay un gran área central denominado área de usuario, donde se muestra un rectángulo blanco vertical que será la página del documento de word.